Im ersten Teil der Serie wurden bereits diese zwei Arbeitsweisen angesprochen:
- Ausdrucken der Versandetiketten direkt nach dem Import
- Ausdrucken der Versandetiketten pro Auftrag
Alle Etiketten auf einmal drucken:
Die erste Methode ist eigentlich selbsterklärend. Sobald die Daten in DELISprint vorliegen, können alle Eitiketten auf einmal ausgedruckt werden. Daraus kann sich durchaus der Nachteil ergeben, dass bei einer hohen Anzahl von Versandaufträgen und auf mehrere Personen verteilte Arbeitsaufgaben Etiketten verloren gehen. Zudem ist die Zuordnung der Etiketten zu einem fertig verpackten Karton aus einem großen Stapel Etiketten heraus eher suboptimal.
Ausdruck der jeweiligen Etiketten pro Auftrag:
Über den Menüpunkt “Pakete” und “Versender Scan” startet die Eingabemaske für die Versandabwicklung. Ist YES4trade so eingerichtet worden, dass entweder auf der Packliste oder auf den Versanddokumenten ein Strichcode die Auftragsnummer wiedergibt, so kann nun mit einem Scanner die Auftragsnummer hier eingeben werden. Ist der Scanner korrekt mit einem “Return” nach dem Scannvorgang konfiguiert, so wird ohne weitere Rückfrage die Etikette ausgedruckt. Hierfür ist ein Einzeletikettendrucker (meist im Thermoverfahren) erforderlich. Empfehlungen hierfür bitte im DELISprint-Support erfragen.
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Mit dem DELISprint Versender-Scan Versandetiketten einzeln anhand der Auftragsnummer drucken
Ist kein Scanner eingerichtet, kann hier manuell die Auftragsnummer eingegeben werden. Als Auswahlfeld für beide Situationen gilt “Referenz 1”, da dieses durch Sie in der Importschnittstelle für die Aufnahme der YES4trade-Auftragsnummer so hinterlegt wurde (vorheriger Teil dieser Artikelserie).
Weitere Automatisierung bei Aufteilung zwischen Versandvorbereitung und Verpackung:
Gibt es nun eine personelle Differenzierung zwischen der Person, die den Versand mit dem YES4trade-System vorbereitet, die Daten aus YES4trade exportiert und in DELISprint importiert sowie den Personen, die die Verpackung übernehmen, so empfiehlt sich zusätzlich noch folgende Vorgehensweise:
- Im Laufe des Tages landen regelmäßig Versandaufträge im YES4trade-Versandmodul. Die Person, die für die Versandvorbereitung zuständig ist, speichert die Versandaufträge in der Paketliste ab. Die gespeicherte Paketliste finden Sie im YES4trade-Versandmodul unter “Versandabwicklung”.
- An dieser Stelle können bereits Packlisten erstellt werden. Diese werden aber auch automatisch zusammen mit den Exportdateien und den Versanddokumenten (Rechnungen, Lieferscheine) nach dem Versandabschluß generiert. Der Versandabschluß sorgt in YES4trade für die Bestandsbuchungen und die Versandbenachrichtigungen der Kunden.
- Nach dem Abschluß kann bereits durch den Versandmitarbeiter der Ausdruck der Packlisten sowie der Versanddokumente erfolgen. Er folgt nun der Packvorgang.
- Je nach Organisation des Packvorgangs (Pick & Pack pro Auftrag oder Pickliste) und ggf. Endkontrolle nach dem 4-Augen-Prinzip wird im letzten Schritt die Auftragsnummer vom Lieferschein, der Rechnung oder auch der Packliste gescannt und das Etikett gedruckt.
- Ein bereits gedrucktes Etikett kann nicht ohne weiteres nochmal gedruckt werden. Diese Funktion kann natürlich auch als endgültige Versandkontrolle genutzt werden kann, um Doppelversendungen zu vermeiden.
Dieser Beispielprozess läßt sich natürlich beliebig abwandeln um auch Ihrer Situation gerecht zu werden. Bei dem Durchdenken Ihrer Arbeitsweisen hilft immer wieder die Frage nach der Effizienz und der Fehlervermeidung. Strukturierte Arbeitsprozesse helfen zudem auch immer dann, wenn es wegen eines hohen Versandaufkommens oder ungewöhnlicher Vorfälle Unruhe ins Geschehen kommt.